Privacyverklaring
Versie 5 oktober 2026
RefPlanner is een online platform waarmee sportclubs, bonden en andere organisaties (hierna: de organisatie) scheidsrechters aan wedstrijden koppelen. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens van teams, scheidsrechters en beheerders. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarvoor ze worden gebruikt, wie ze kan zien en welke rechten je hebt.
Deze verklaring geldt voor alle organisaties die RefPlanner gebruiken. Een organisatie kan aanvullende afspraken hebben. Die lees je dan in de privacyverklaring van die organisatie zelf.
- Wie is verantwoordelijk
- Welke gegevens
- Waarvoor en op welke grondslag
- Toestemming
- Wie kan je gegevens zien
- Hoe lang we gegevens bewaren
- Beveiliging
- Minderjarigen
- Jouw rechten
- Cookies en lokale opslag
- Wijzigingen
- Contact met de beheerder
1. Wie is verantwoordelijk
De organisatie waarbij je je aanmeldt (bijvoorbeeld je club) is verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt waarvoor je gegevens worden gebruikt, beoordeelt aanmeldingen en is je eerste aanspreekpunt.
RefPlanner levert het platform en verwerkt de gegevens in opdracht van de organisatie. RefPlanner gebruikt je gegevens niet voor eigen doeleinden. Heb je je aangemeld zonder club, of heeft je club (nog) geen beheerder? Dan is de platformbeheerder van RefPlanner je aanspreekpunt.
2. Welke gegevens
| Soort gegevens | Voorbeelden | Van wie |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Voor- en achternaam, e-mailadres, mobiel nummer, wachtwoord (alleen onleesbaar opgeslagen), organisatie | Iedereen met een account |
| Teamgegevens | Teamnaam, competitie, leeftijdscategorie, contactpersoon | Teams |
| Scheidsrechtergegevens | Niveau, opleidingsstatus, doel en extra informatie bij aanmelden, notities van de beheerder | Scheidsrechters |
| Planning | Wedstrijden, reacties op wedstrijden, toewijzingen | Teams en scheidsrechters |
| Beoordelingen | Waarderingen en opmerkingen die teams en scheidsrechters over elkaar geven | Teams en scheidsrechters |
| Berichten | Berichten tussen teams en scheidsrechters, en contact met de beheerder | Iedereen die een bericht stuurt |
| Betaalgegevens | IBAN en tenaamstelling voor uitbetaling, betaalstatus van wedstrijden | Alleen als de organisatie betaald fluiten gebruikt |
| Technische gegevens | Versleutelde (gehashte) weergave van je IP-adres voor spambeveiliging, abonnement op pushmeldingen, bezoekstatistieken (alleen met toestemming), inloggegevens in je eigen browser | Iedereen die RefPlanner gebruikt |
We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of godsdienst. Zet die ook niet in vrije tekstvelden of berichten.
3. Waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je account aanmaken en je aanmelding beoordelen | Toestemming en uitvoering van de afspraak met de organisatie |
| Wedstrijden plannen en contact tussen team en scheidsrechter mogelijk maken (bijvoorbeeld bellen of WhatsApp na een toewijzing) | Uitvoering van de afspraak |
| Meldingen sturen per e-mail en, als je dat aanzet, per pushmelding | Uitvoering van de afspraak; pushmeldingen alleen met toestemming |
| Beoordelingen tonen om de kwaliteit van scheidsrechters en wedstrijden te bewaken | Gerechtvaardigd belang van de organisatie |
| Uitbetalingen en betalingen afhandelen | Uitvoering van de afspraak en wettelijke (fiscale) plicht |
| Beveiliging en het tegengaan van spam en misbruik | Gerechtvaardigd belang |
| Informatie van de organisatie over scheidsrechterszaken, zoals een nieuwsbrief | Toestemming; je kunt je altijd afmelden |
4. Toestemming
Als je je aanmeldt, vragen we je toestemming voor het gebruik van je gegevens zoals in deze verklaring staat. Zonder die toestemming kun je geen account aanmaken. We slaan op wanneer je toestemming gaf en voor welke versie van deze verklaring.
Je kunt je toestemming altijd intrekken via Contact met de beheerder. Wat vóór het intrekken met je gegevens is gedaan, blijft rechtmatig. Zonder je gegevens kun je RefPlanner niet meer gebruiken. Je account wordt dan verwijderd, behalve gegevens die we wettelijk moeten bewaren.
5. Wie kan je gegevens zien
- Beheerders van je organisatie zien de gegevens van de teams en scheidsrechters van hun organisatie.
- Teams zien van scheidsrechters die op hun wedstrijd reageren: naam, e-mailadres, telefoonnummer en beoordelingsscore.
- Scheidsrechters zien de wedstrijdgegevens en de teamnaam. Na een toewijzing zien ze ook de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon van het team, en van de andere scheidsrechters die dezelfde wedstrijd fluiten.
- Andere organisaties zien je alleen als je daar als scheidsrechter zelf voor kiest.
- De platformbeheerder van RefPlanner kan gegevens inzien als dat nodig is voor beheer en ondersteuning.
- Dienstverleners die RefPlanner technisch mogelijk maken. Met hen zijn afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding:
Sommige dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Unie. Gegevens worden daar alleen verwerkt met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.Dienst Waarvoor Vercel Hosting van de website Supabase Database Resend Versturen van e-mails (bijvoorbeeld wachtwoord herstellen) Copernica E-mailberichten van de organisatie, alleen als de organisatie dit gebruikt Google, Apple, Mozilla Afleveren van pushmeldingen via je browser, en lettertypen (Google Fonts) Google Analytics Bezoekstatistieken, alleen als je daar toestemming voor geeft (zie Cookies)
Je gegevens worden nooit verkocht. We delen ze niet met anderen, tenzij de wet dat verplicht.
6. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account en profiel | Zolang je account actief is. Na opzeggen of verwijderen binnen 30 dagen verwijderd of geanonimiseerd. |
| Afgewezen aanmeldingen | Maximaal 3 maanden |
| Berichten en contact met de beheerder | Maximaal 12 maanden na het laatste bericht |
| Beoordelingen | Zolang het account bestaat |
| Financiële gegevens (betalingen, uitbetalingen) | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Gehasht IP-adres voor spambeveiliging | 2 dagen |
Accounts die langer dan 2 jaar niet zijn gebruikt, kan de organisatie verwijderen.
7. Beveiliging
RefPlanner gebruikt een versleutelde verbinding (https). Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen, en wat iemand kan zien hangt af van zijn rol. Openbare formulieren zijn beveiligd tegen spam en misbruik. Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens (een datalek), dan meldt de organisatie dat waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeert zij de betrokkenen.
8. Minderjarigen
Ben je jonger dan 16 jaar? Dan heb je toestemming van een ouder of verzorger nodig om je aan te melden. De organisatie kan om die toestemming vragen. Ouders en verzorgers kunnen namens hun kind gebruikmaken van de rechten hieronder.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren (veel gegevens kun je zelf aanpassen onder Beheer);
- je gegevens te laten verwijderen;
- het gebruik van je gegevens te laten beperken;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
- bezwaar te maken tegen gebruik op basis van gerechtvaardigd belang;
- je toestemming in te trekken.
Stuur je verzoek via Contact met de beheerder. Je krijgt binnen een maand antwoord. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het graag eerst van jou, zodat we het samen kunnen oplossen.
10. Cookies en lokale opslag
RefPlanner gebruikt geen advertentiecookies. Om je ingelogd te houden, bewaart je browser je inloggegevens lokaal (localStorage). Die worden gewist als je uitlogt. Zet je pushmeldingen aan, dan registreert je browser een zogeheten service worker om de meldingen te tonen.
Eigen gebruiksstatistieken. Om RefPlanner te verbeteren en te zien hoe het platform wordt gebruikt, houden we zelf bij welke pagina's en onderdelen worden geopend, op welk soort apparaat, en wanneer. Daarvoor gebruiken we geen cookies en slaan we geen IP-adres op; je browser bewaart alleen een willekeurig nummer voor het huidige tabblad (sessionStorage), dat verdwijnt als je het tabblad sluit. Ben je ingelogd, dan koppelen we dit aan je account, zodat de beheerders van RefPlanner kunnen zien wanneer je voor het laatst bent ingelogd en hoe vaak je het platform gebruikt. Deze gegevens bewaren we maximaal twee jaar en gebruiken we alleen voor het beheer en de verbetering van RefPlanner.
Analytische cookies (Google Analytics). Alleen als je daar bij je eerste bezoek toestemming voor geeft, gebruiken we Google Analytics om te zien hoe RefPlanner wordt gebruikt, bijvoorbeeld welke pagina's worden bezocht. Google plaatst daarvoor cookies (zoals _ga) en ontvangt je IP-adres, dat wordt ingekort. We gebruiken deze gegevens alleen voor statistiek en het verbeteren van de site, niet voor advertenties. Geef je geen toestemming, dan wordt Google Analytics niet geladen. Je kunt je keuze altijd wijzigen via Cookie-instellingen onderaan elke pagina.
11. Wijzigingen
Deze verklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld als RefPlanner nieuwe functies krijgt. Bovenaan staat altijd de datum van de huidige versie. Bij een wezenlijke wijziging vragen we je opnieuw om toestemming.