Zo werkt RefPlanner Zaal voor jouw club

Je hebt een app op je telefoon nodig die inlogcodes maakt, zoals Google Authenticator, Microsoft Authenticator of 1Password. Scan de QR-code bij Beveiliging en vul de code van 6 cijfers in.

Je krijgt herstelcodes. Bewaar die goed: daarmee kom je binnen als je je telefoon kwijt bent.

Na het inloggen zie je links het menu (op je telefoon bovenaan). Je begint op Home: blokjes met het aantal wedstrijden, open wedstrijden, teams, scheidsrechters en beoordelingen. Klik op een blokje om naar dat onderdeel te gaan.

Wachtwoord vergeten? Klik op de inlogpagina op "Wachtwoord vergeten?". Je krijgt een herstellink die één uur geldig is.

Planning scheidsrechters

Onder Beheer Club stel je in hoeveel een scheidsrechter op één dag mag fluiten bij jouw club:

• Maximaal aantal wedstrijden per dag: geen limiet, of 1 tot 4 wedstrijden.
• Minimale tijd tussen aanvangstijden: bijvoorbeeld 2 uur. Fluit iemand om 12:00, dan kan hij zich die dag alleen opgeven voor wedstrijden om 10:00 of eerder, of om 14:00 of later.

RefPlanner controleert dit zodra een scheidsrechter zich voor een wedstrijd opgeeft.

Beoordelingen

Op dezelfde pagina zet je de beoordelingen aan of uit. Dat staat uitgelegd bij stap 8.

Wat gebeurt er na aanmelden?

De aanmelding komt bij Team beheer of Scheidsrechters te staan met de status aangemeld. Je ziet een rood bolletje in het menu. Pas als jij goedkeurt, kan iemand inloggen (zie stap 4). Je krijgt ook een mail bij een nieuwe aanmelding, tenzij je dat bij Meldingen hebt uitgezet.

Zelf aanmaken

Liever zelf invoeren? Bij Team beheer klik je op + Team aanmaken, bij Scheidsrechters op + Scheidsrechter aanmaken. Je vult de gegevens en een eerste wachtwoord in en geeft dat door aan de persoon.

Scheidsrechters zonder clublink

Losse scheidsrechters melden zich aan via een uitnodigingslink van de superbeheerder. Kiezen zij jouw club, dan komt de aanmelding bij jou binnen. Kiezen ze Overig, dan keurt de superbeheerder ze goed. Ook zij kunnen zich inschrijven voor de trio's van jouw teams.

Een voorbeeldbericht

"Vanaf nu regelen we de scheidsrechters voor onze zaalwedstrijden via RefPlanner Zaal. Meld je hier aan: [link]. Na goedkeuring kun je inloggen en je inschrijven voor trio's."

Per team en per scheidsrechter kun je:

• Bewerken: naam, contactgegevens, niveau en meer aanpassen, bijvoorbeeld als iemand een nieuw telefoonnummer heeft.
• Goedkeuren of afwijzen: een afgewezen aanmelding kun je later alsnog goedkeuren.
• Blokkeren (scheidsrechters): de scheidsrechter kan niet meer inloggen of reageren, maar de gegevens blijven bewaard.
• Inloggen als: zie stap 6.
• Verwijderen: definitief, gebruik het alleen als iemand echt weg moet.

Teams met meerdere teams

Een teamaccount kan onder Mijn teams meerdere teams beheren, bijvoorbeeld Heren 1 en Heren 2 met één contactpersoon. Die teams zie je bij Team beheer onder het hoofdteam.

Ook beschikbaar voor andere clubs

Een scheidsrechter van jouw club kiest zelf, bij aanmelden en later bij zijn eigen Beheer, of hij naast de wedstrijden van jouw club ook die van andere aangesloten clubs wil zien. Dat zie je bij de scheidsrechter als Ook beschikbaar voor andere clubs: Ja/Nee.

Clusters

Zit jouw club in een cluster (een groep samenwerkende clubs, bijvoorbeeld Amsterdam), dan gelden die clubs voor scheidsrechters als eigen club. Jouw scheidsrechters zien dan ook de trio's waarin een team van een clusterclub speelt, en omgekeerd. Per trio blijft het één scheidsrechter per club, en jij kiest wie van jouw club er gaat. Clusters maakt de superbeheerder aan; bij Clubgegevens zie je in welk cluster jullie zitten.

Wanneer kies jij?

• Elke aanmelding van een scheidsrechter van je club wacht op jouw goedkeuring. Je krijgt er een mail van en ziet hem bij Aanwijzen → Goed te keuren.
• Met Goedkeuren is de scheidsrechter aangewezen; hij krijgt bericht en ziet met welke collega's hij fluit. Met Afwijzen krijgt hij bericht dat hij niet gaat.
• Is er al een scheidsrechter van je club aangewezen, dan kun je wisselen met Kies in plaats van ….
• Met Weghalen haal je een aangewezen scheidsrechter van het trio. De plek komt dan vrij; een andere aanmelding keur je daarna zelf goed.
• Scheidsrechters onder Overig (zonder club) wijst de superbeheerder aan.

Hoeveel scheidsrechters per trio?

Evenveel als er teams uit het trio meedoen aan RefPlanner (2 of 3), elk van een andere club. Doet maar één team mee, dan komt het trio niet in aanmerking.

Deelnemer

Teams van aangesloten clubs zijn standaard deelnemer. Doet een team van je club niet mee, haal dan bij Team beheer → potlood het vinkje Deelnemer weg. Kiest een ander team jouw team in een trio terwijl het nog niet in RefPlanner staat, dan wordt het automatisch bij je club toegevoegd, met het label Nog geen manager. Vul dan een manager met wachtwoord in als het team zelf moet kunnen inloggen.

Last-minute en de 7-dagenregel

• Kan een aangewezen scheidsrechter niet, dan zet hij zijn plek op de Last-minute lijst. Scheidsrechters vragen de plek aan; ook die aanvraag keur jij goed bij Aanwijzen → Goed te keuren (knop Goedkeuren (Last-minute plek)). Wie als eerste is goedgekeurd, neemt de plek over; ook dan maximaal één per club.
• Een week (7 dagen) voor het trio gaan de plekken die nog niet gevuld zijn terug naar de teams. Die regelen zelf een scheidsrechter.

Wedstrijden

Bij Wedstrijden zie je alle trio's en losse wedstrijden van je club. Een trio aanpassen (datum, tijd, locatie) doet de superbeheerder.

• Bovenaan staat een balk die laat zien dat je als iemand anders bent ingelogd. Klik daar op Terug naar Beheerder om terug te gaan naar je eigen account.
• Dit kan alleen bij teams en scheidsrechters van jouw eigen club.
• Alles wat je doet, gebeurt namens dat account. Reageer je als scheidsrechter op een wedstrijd, dan ziet het team die reactie gewoon van de scheidsrechter. Ga daar dus zorgvuldig mee om en overleg het liefst eerst.

Berichten beantwoorden

Open een bericht bij Berichten en typ je antwoord. De afzender krijgt een melding en ziet je antwoord in zijn eigen app. Met de knoppen geef je aan of een vraag nog open is of afgehandeld. Met het filter bovenaan bekijk je alleen de open berichten of alles.

Privacyverzoeken (inzage, wijzigen of verwijderen van gegevens) moet je binnen een maand afhandelen.

Groepsbericht

Klik bij Berichten op Groepsbericht sturen, kies of het naar je scheidsrechters of je teams gaat, en schrijf je bericht. Iedereen krijgt het in zijn eigen app en per mail of pushnotificatie, afhankelijk van wat hij zelf heeft ingesteld. Handig voor bijvoorbeeld een nieuwe zaal, een wijziging in het schema of een oproep voor een drukke speeldag.

Meldingen voor teams en scheidsrechters

Teams en scheidsrechters kiezen zelf per soort bericht of ze een mail en/of een pushnotificatie op hun telefoon willen. Dat doen ze bij hun eigen Beheer → Notificaties. In de basis staat alles aan.

Jouw eigen meldingen

Bij Meldingen kies je welke mails jij als beheerder krijgt: nieuwe aanmeldingen van teams of scheidsrechters, en nieuwe berichten via "Contact met de beheerder".

Instellen

Bij Beheer Club staan twee schakelaars, die je los van elkaar aan- of uitzet:

• Scheidsrechters beoordelen: teams geven sterren aan de scheidsrechter die floot.
• Teams beoordelen: scheidsrechters geven sterren aan het team.

Bij Wanneer wordt de score getoond? kies je vanaf hoeveel beoordelingen het gemiddelde van een team zichtbaar wordt voor anderen. 0 betekent: direct tonen. De score van scheidsrechters is altijd direct zichtbaar, omdat zij voor meerdere clubs fluiten.

Hoe werkt het?

• De scheidsrechter beoordeelt het team direct na de wedstrijd; het team beoordeelt de scheidsrechter pas 24 uur na de wedstrijd. Alleen voor wie echt aan de wedstrijd meedeed: het team dat speelde en de scheidsrechter die floot.
• Een beoordeling is definitief en kan achteraf niet meer worden aangepast.
• Daarna krijgen teams en scheidsrechters een herinnering, als ze dat niet hebben uitgezet.

Het overzicht

Bij Beoordelingen zie je alle sterren tussen je teams en scheidsrechters. Kies bovenaan wie je wilt bekijken, klik op een sterrenbalk om te filteren, of open een naam voor alle beoordelingen van die persoon.